La información básica de un evento es: a) quien lo organiza (grupo, asociación, universidad, etc.), b) nombre completo del evento, c) hora y fecha del evento, d) lugar del evento (con dirección postal completa), e) aspectos relevantes del evento (solo para referencia interna, no se incluye en la notificación), y f) el nombre la persona (o grupo) que puede proporcionar información adicional y su buzón de e-mail.

Sin embargo, algunas personas no estan satisfechas con la manera tan resumida en que se transmiten las notificaciones en este proyecto de divulgación; quisieran que el formato les permitiera incluir más detalles sobre el evento que van a promocionar.

Una manera fácil de hacer esto es crear los archivos con detalles referentes al evento y ponerlos en-línea en el sitio web de uno de los organizadores del evento.

De este modo, en lugar de poner el nombre y buzón de e-mail de una persona abajo el letrero "Pida informes a:" (para solicitarle información adicional del evento, lo que se conoce como el "contacto" del evento), se indica una "liga" (link) hacia el sitio web con la información adicional bajo el letrero "Vea los detalles en:" y de esta manera las personas interesadas podrán accesar los archivos adicionales. Opcionalmente se pueden incluir ambos datos (el contacto y la liga), pero no dos contactos pues esto ha ocasionado confusión.

Ejemplos:

La siguiente notificación fue difundida el 25 de agosto del 2007 y se presenta en las dos opciones mencionadas. Para fines didácticos el mensaje del evento se presenta en color cafe y el complemento (el contacto o la liga) en color rojo.

Opción 1: un contacto como referencia.

La Red de Formación Ambiental para América Latina y el Caribe del Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), el Departamento de Estudios para el Desarrollo Sustentable de Zonas Costeras de la Universidad de Guadalajara, con el apoyo de la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales (México) y el H. Ayuntamiento de Cihuatlán (Jalisco), convocan al "9o. Diplomado internacional en Manejo de Zona Costera", del 22 de octubre al 10 de noviembre del 2007, en San Patricio-Melaque, Municipio de Cihuatlán (Jalisco). El cupo máximo sera de 25 alumnos y la fecha limite para inscripción el 15 de octubre del 2007.

Pida informes a:
Francisco de Asís Silva <fasilva@costera.melaque.udg.mx>

Opcióno 2: una liga al sitio web con la información en extenso.

La Red de Formación Ambiental para América Latina y el Caribe del Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), el Departamento de Estudios para el Desarrollo Sustentable de Zonas Costeras de la Universidad de Guadalajara, con el apoyo de la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales (México) y el H. Ayuntamiento de Cihuatlán (Jalisco), convocan al "9o. Diplomado internacional en Manejo de Zona Costera", del 22 de octubre al 10 de noviembre del 2007, en San Patricio-Melaque, Municipio de Cihuatlán (Jalisco). El cupo máximo sera de 25 alumnos y la fecha limite para inscripción el 15 de octubre del 2007.

Vea los detalles en:
<http://costera.melaque.udg.mx/diplomado/>

La notificación original fue difundida incluyendo las dos opciones, el nombre del contacto y su buzón de e-mail, así como la dirección del sitio web donde esta la información en extenso (o archivos adicionales).

Los archivos "adicionales" pueden ser en diferentes formatos, por ejemplo de MS-Word ("nombre.doc"), de MS-Excel ("nombre.xls"), de MS-PowerPoint ("nombre.ppt"), archivos gráficos ("nombre.gif", "nombre.jpg", etc.), o de hipertexto ("nombre.htm", "nombre.html"), pero se recomienda el formato PDF.

Abajo de presenta un ejemplo donde no se trata de visitar un sitio de la red con hipertexto sino de archivos PDF con la información del evento. Esta opción es muy práctica si Usted no tiene experiencia creando páginas electrónicas con HTML.

Vea los detalles en:
<http://www.umexi.mx/cursos/mar/poster.pdf>
<http://www.umexi.mx/cursos/mar/programa.pdf>

Se trata de dos archivos que estan disponibles en-línea en el sitio web www.umexi.mx bajo la trayectoria /cursos/mar/ (la dirección es ficticia). Se sugiere que los archivos adicionales sean convertidos a formato PDF antes de ponerse en-línea y que se envíe solo un evento cada vez, para evitar confusiones.

Recuerden que la política de este proyecto respecto a los archivos adicionales es que por motivos de seguridad (virus, etc.), no se envían junto con las notificaciones, pero en este caso es diferente pues solo se indica el sitio web donde se encuentran disponibles.